Adjoint.e administratif.ive

La Fédération des coopératives funéraires du Québec (fcfq.coop/la-federation/) est la structure regroupant 19 coopératives réparties à travers le Québec. L’équipe de professionnels de la Fédération rend des services au quotidien à ses coopératives membres et recherche actuellement un.e : 

ADJOINT.E ADMINISTRATIF.IVE

Relevant de la direction générale de la Fédération, l’adjoint.e administratif.ive effectue la coordination et la gestion des imprimés pour le réseau des coopératives funéraires. Il.elle apporte un soutien administratif aux directions de la formation et des ressources humaines. Il.elle effectue certaines tâches de comptabilité pour la Fédération. Enfin, il.elle assure un soutien administratif en appui à la direction générale et aux membres de l’équipe de travail.

Votre quotidien à la Fédération

Gestion des imprimés (40%) :

Assurer la gestion complète des imprimés produits par la Fédération;

• Réviser chaque imprimé selon le calendrier des publications;
• Préparer en envoyer les bons de commandes aux coopératives, faire les rappels et assurer le suivi;
• Adapter et personnaliser les imprimés; faire approuver la personnalisation;
• Gérer les impressions : devis d’impression, envoi des documents à l’impression et approbation des épreuves;
• Confirmer les livraisons aux coopératives : assurer le suivi des livraisons et effectuer la facturation.

 Soutien à la formation et aux ressources humaines (25%) :

Assurer un soutien logistique pour la formation et les ressources humaines :

• Effectuer les réservations, le suivi des inscriptions, la préparation des documents de formation et les suivis des demandes de remboursement et de subventions pour toutes les activités de formation et de développement organisationnel de la Fédération;
• Effectuer les tâches administratives pour les ressources humaines telles que : réception et suivi des candidatures, gestion des affichages en ligne, planification des entrevues, préparation de documents, etc.

Comptabilité de la Fédération (30%) :

Effectuer des tâches de comptabilité pour la Fédération :

• Produire la paie et le suivi des assurances collectives et RÉER collectif;
• Produire la facturation mensuelle pour les différents services dispensés par la Fédération;
• Effectuer les paiements préautorisés;
• Assurer le suivi des remboursements des prêts faits aux coopératives.

Soutien aux membres de l’équipe (5%) :

• Effectuer les réservations, les rappels et le suivi des inscriptions pour les différentes activités associatives et réseau (tables de concertation, comités, congrès annuel, rencontres, etc.);
• Préparer la documentation pour les rencontres du conseil d’administration de la Fédération;
• Apporter un soutien administratif et logistique aux membres de l’équipe;
• Effectuer toute autre tâche collaborative pour le service de la comptabilité.

Vos Compétences clés :

• Excellent français écrit;
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément;
• Bonne gestion des priorités, aptitudes à la coordination et sens de l’organisation;
• Rigueur et minutie dans l’exécution des tâches;
• Esprit d’équipe, débrouillardise et autonomie;
• Facilité à communiquer et à interagir avec les différents partenaires;
• Respect et courtoisie dans toutes les communications.

Votre Profil :

• DEC en techniques de bureautique ou l’équivalent;
• 7 ans d’expérience pertinente;
• Excellente maîtrise de la Suite Office (Word, Excel, Powerpoint);
• Connaissance des outils Google (Drive, Forms, etc.) est un atout;
• Maîtrise des outils de vidéoconférence (Zoom, Teams);
• Communication fonctionnelle en anglais est un atout;
• Expérience en milieu coopératif constitue un atout.

 Vos Avantages:

• Salaire concurrentiel et programme de bonification annuel;
• Horaire flexible en présentiel : Du lundi au vendredi, 35 heures/semaine;
• Assurances collectives, RÉER collectif, allocation activités physiques, stationnement sur place.

Votre profond désir de faire vraiment une différence pour vos clients est votre carburant pour vous dépasser et pour répondre à leurs attentes et leurs besoins.

Vous ferez partie d’une équipe de professionnels aux expertises variées au sein d’une fédération dynamique et engagée qui fournit des services à ses coopératives membres.

Nous voulons vous accueillir dans la grande famille de la coopération québécoise, plus particulièrement celle du domaine funéraire, comme adjoint.e administratif.ive. Nous aimerions vous connaître davantage. Faites-nous parvenir votre candidature le plus rapidement possible à Jimmy Fournier, Directeur RH : jfournier@fcfq.coop.

Fédération des coopératives funéraires du Québec

548 Dufferin, Sherbrooke (QC), J1H 4N1   Téléphone: 819.566.6303, poste 225